文秘接電話的禮儀常識
在日常工作中，使用電話的語言很關(guān)鍵，它直接影響著一個公司的聲譽，下面整理了一些文秘接電話的禮儀常識，希望對大家有所幫助！
文秘接電話的禮儀常識
（一）、及時接電話
一般來說，在辦公室里，電話鈴響3遍之前就應(yīng)接聽，6遍后就應(yīng)道歉：“對不起，讓你久等了�！比绻茉捜苏谧鲆患o的事情不能及時接聽，代接的人應(yīng)妥為解釋。如果既不及時接電話，又不道歉，甚至極不耐煩，就是極不禮貌的行為。盡快接聽電話會給對方留下好印象，讓對方覺得自己被看重。
�。ǘ⒋_認對方
對方打來電話，一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚，就應(yīng)該主動問：“請問你是哪位？我能為您做什么？您找哪位？”但是，人們習(xí)慣的做法是，拿起電話聽筒盤問一句：“喂！哪位？”這在對方聽來，陌生而疏遠，缺少人情味。接到對方打來的電話，您拿起聽筒應(yīng)首先自我介紹：“你好！我是某某�！比绻麑Ψ秸业娜嗽谂赃叄鷳�(yīng)說：“請稍等�！比缓笥檬盅谧≡捦玻p聲招呼你的同事接電話。如果對方找的人不在，您應(yīng)該告訴對方，并且問：“需要留言嗎？我一定轉(zhuǎn)告！”
�。ㄈ⒅v究藝術(shù)
接聽電話時，應(yīng)注意使嘴和話筒保持4厘米左右的距離；要把耳朵貼近話筒，仔細傾聽對方的講話。
最后，應(yīng)讓對方自己結(jié)束電話，然后輕輕把話筒放好。不可“啪——”的一下扔回原處，這極不禮貌。最好是在對方之后掛電話。
�。ㄋ模⒄{(diào)整心態(tài)
當您拿起電話聽筒的時候，一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現(xiàn)在臉上，它也會藏在聲音里。親切、溫情的聲音會使對方馬上對我們產(chǎn)生良好的印象。如果繃著臉，聲音會變得冷冰冰。
打、接電話的時候不能叼著香煙、嚼著口香糖；說話時，聲音不宜過大或過小，吐詞清晰，保證對方能聽明白。
�。ㄎ澹⒆笫纸勇犽娫�
便于隨時記錄有用信息。
禁忌用語
（一）、在接電話時切忌使用“說!”“講!”。
�。ǘ⒄f講是一種命令式的方式，即難讓人接受，又不禮貌。有的人在接聽電話時,一接起電話馬上說:“說”或“講”, 或者多加一兩個字“聽到，說!”
�。ㄈ⑦@種行為在公司、企業(yè)內(nèi)部也許還可以理解，由于某種原因工作繁忙，時間緊張，沒有太多的時間應(yīng)對電話，希望對方直截了當，別浪費時間。但這種硬邦邦的電話接聽方式顯得過于粗魯無禮，有一種盛氣凌人的氣勢，好像是擺架子。給人的感覺是“有什么話快說，老子沒空和你在電話里啰嗦！
（四）、有的人對這樣的電話應(yīng)答方式也懶得再“說”，干脆一聲不吭將電話掛了。本來還想聯(lián)系一些業(yè)務(wù)或者提供一些信息，一聽他這口氣就不舒服，說了等于白說，這種人懶得理他。
�。ㄎ澹�、大家每個人都希望別人以禮相待，有誰愿意同不懂得禮貌的人打交道呢？所以，在接聽電話時，一定要注意應(yīng)有的禮貌。
電話禮儀原則
在人與人之間，模糊有利于審美，而清晰則有利于合作�？陀^地說，人與人交往都是有一些或表或里的緣由的，而這些緣由的目標都是合作，商務(wù)往來是一種合作，擺脫寂寞也是一種合作，即便是復(fù)仇也要在你的合作下才能如愿以償。
而合作的基礎(chǔ)是資源。你如果沒有對方需要的資源(資源、權(quán)勢、美貌、才華、個性、善良等等)，就不要指望對方會積極，持久地對待你，其實我們也是這樣，你在乎的東西才會吸引你。
為了很好地與人合作，同時也給自己更多的機會，我們就必須和清楚地表現(xiàn)自己的資源和做人的原則，所謂”丑話說在前頭“，就是使大家都知道你的原則，你不能接受什么，你不可失去什么，你的原則表述的越清楚，別人也就越知道該怎樣對你，就像領(lǐng)袖必須讓所有人敬畏一樣，表現(xiàn)出個性中強悍的一面不是壞事，事實證明，這更有助于導(dǎo)致長期的合作，同時也更公平，就像在運動員比賽前一定要讓他知道比賽規(guī)則一樣，這種意義上說火比水更安全，因為人們知道火的厲害故而比較謹慎，而水卻很難讓人覺得敬畏，這使人們更容易在水中犯錯誤。
學(xué)會感激
成功學(xué)家安東尼指出：成功的第一步就是先存一顆感激的心，時時對自己的現(xiàn)狀心存感激，同時也要對別人為你所做的一切懷有敬意和感激之情。如果你接受了別人的恩惠，不管是禮物，忠告，或幫忙，而你也夠聰明的話，就應(yīng)該抽出時間，向?qū)Ψ奖磉_謝意。
領(lǐng)袖的責(zé)任之一便是謝謝。那些當選的領(lǐng)導(dǎo)人，總是要拿出一些時間去答謝曾經(jīng)支持和幫助過他們的人或組織的，非如此，他便不可能得到繼續(xù)的乃至更多的支持，過河拆橋的人是走不遠的。
無數(shù)的事實證明，及時回報他人的善意且不嫉妒他人的成功，這不僅會贏得必要而有力的支持，而且還可以避免陷入不必要的麻煩。嫉妒逼人不僅難以使自己”見賢思齊“，虛心向善，而且也會影響自己的心情和外在形象，更主要的是，這會使自己失去盟友和潛在的機遇，甚至還會樹立強敵——因為一般來說，被別人嫉妒的人應(yīng)該不會是弱者，以”一報還一報“的心理，他也不會對你太客氣。
你怎樣對待別人，別人就會怎樣對待你。
一個過路人到加油站問路，并打探前邊鎮(zhèn)子的人怎樣，加油站職員反他從前的住的鎮(zhèn)子怎樣，過路人回答”糟透了“。職員于是說：“我們這個鎮(zhèn)子的人也一樣�！彪S后，第二個人駕車來到這里，并問了相同的問題，當駕車員回答說他們原來鎮(zhèn)子人很友好后，職員說：“我們這個鎮(zhèn)子的人完全一樣。”
人際關(guān)系就是善意的關(guān)系。人是三分理智，七分感情的動物。士為知己者死，從業(yè)者可為認可自己存在價值的上司鞠躬盡瘁。“給予就會被給予，剝奪就會被剝奪，信任就會被信任，懷疑就會被懷疑。愛就會被愛，恨就會被恨�！�
行為孕育行為，你對我友善，我對你也友善，如果你對我不友好，我也 不可能友好的對待你——這就是心理學(xué)互惠關(guān)系定律。
如果你擁有對別人有用的信息而不與別人交流，那么你會發(fā)現(xiàn)一些有趣的事情，既別人擁有的對你有用的信息也沒有告訴你。
幫助別人也是幫助你自己。愛默生說過：人生最美麗的補償之一，就是人們真誠地幫助別人之后，同時也幫助了自己。伸出你的手去援助別人，而不是伸出你的腳去絆倒他們。一個與人為善，一心做事的人也許會流一些血，但勝利最終回屬于他的。
慣子如殺子
中國有句古話，叫做“慣子如殺子”。這句話用于人際關(guān)系和國際關(guān)系。傳統(tǒng)的中國倫理教育我們，要做君子，要寬容，不要與小人一般見識。但問題是你做君子，他未必做君子，你寬容，他未必寬容，你不和他一般見識，他未必不找你的晦氣。做人不能太一廂情愿了，一廂情愿是一種主觀的做法，一種謙虛中的傲慢。
一味遷就挑釁者和違規(guī)者的結(jié)果往往是小人得志，君子遭殃。就像在一個房間里，你氣喘吁吁，,卻有人坐在你旁邊好不體貼的冒煙，如果你不告訴他你的感受，你就得走開;而如果你走不開，你就得忍受下去，而冒煙的人也決不會感激你的“寬容”。你在幫助他養(yǎng)成不顧及別人感受的習(xí)慣和性格。你害了自己也害了他，因為一個人是遲早要為性格的缺陷付出代價的。
有容乃大是結(jié)果，不是前提。對敵人容忍，就是對自己的扼殺和殘忍，慈悲對某些人可能有幫助，但對某些人可能有壞處。慈悲必須因人而異，決不能對每個人都用同樣慈悲的態(tài)度對待他。一百人有一百種樣子，因此必須用一百種不同程度的慈悲對待他們。
我們提倡合作，但我們也不懼怕沖突，而且常常是，我們在沖突中會有更進一步的提高，在變革的時代，沖突是不可避免的，必須要學(xué)會在沖突中成熟和成長。人無論矛盾輕飄飄。
一切著眼于未來
就像女孩子需要真誠(真誠就意味著花時間，有耐心)地去追求一樣，人跡關(guān)系是需要一些耐力的。在這個意義上，寬容就是耐心，就是給第二次機會。即便有過一次背叛和冒犯，但只要不是死怨，就要以一切著眼于未來的心態(tài)，給對方改正的機會(但只給一次機會)，從而有助于重新合作。
事實上，這種機會往往也是給自己 的，就像自己會荒唐，會短視，會無意冒犯別人一樣，別人也是可以原諒的，但同樣的錯誤只能犯一次，確認可以無意一次，卻不可能無意二次，如果不是對方弱智，至少說明他不在乎你說過的話，而不在乎你說過的話，其實就是不在乎你。
“精神之路與人類命運都要經(jīng)過所有的人。所有的人沒有吸收的東西極少有機會幸存�！睂捜萦幸环N淺移默化的力量，它使人們不知不覺地吸收彼此的營養(yǎng)，從而一同強大。
“弱者才會殘忍，唯強者懂得溫柔�！庇皿w諒改變別人，和不相投的人相處是一種思維藝術(shù)。只有強者才會寬容，寬容的基礎(chǔ)是強大，是自信，是不易受傷。
要學(xué)會對事不對人 ，在你給別人第二次機會之前，一定要告誡自己“是事錯了，而不是人錯了。”這樣你就可以給他一個完整的機會。
永遠不要和人正面沖突，永遠!傷人的話永遠不要說出口，要給雙方都留有余地。下棋講余味，做人也是，不要忘了，你留給別人的余地也是留給自己的。
使未來顯得比現(xiàn)在重要，也是利于促進合作的，古語說：無希望處無努力，無夢想處無民生。那些成功的領(lǐng)袖人物大多善于用燦爛的.前景吸引追隨者，他們向追隨者灌輸一種信念，讓他們相信自己的看法，人格以及對未來的理念。同樣的，為了使人們樂于你合作，你也需要用合作的前景鼓舞彼此，一起游向最明亮的所在。
電話的基本禮儀
(一)重要的第一聲
當我們打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優(yōu)美的招呼聲，心 里一定很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會給對方留下完全不同的印象。同樣說："你好， 這里是XX公司"，但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。
因此要記住，接電話時，應(yīng)有"我代表單位形象"的 意識。
(二)要有喜悅的心情
打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調(diào)中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由于面部表情會影響聲音的變化， 所以即使在電話中，也要抱著"對方看著我"的心態(tài)去應(yīng)對。
(三)清晰明朗的聲音
打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠 "聽"得出來。如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因 此打電話時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。
(四)迅速準確的接聽
現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應(yīng)準確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內(nèi)接聽。電話鈴聲響一聲大約 3秒種，若長時間 無人接電話，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時心里會十分急躁，你的單位會給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠，聽到電話鈴聲后，附近沒有其他人，我們應(yīng)該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態(tài)度是每個人都應(yīng)該擁有的，這樣的習(xí)慣是每個辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼�，若電話響了許久，接起電話只是"喂"了一聲，對方會十分不滿，會給對方留下惡劣的印象。
(五)認真清楚的記錄
隨時牢記5W1H技巧，所謂5W1H是指① When何時② Who何人③ Where何地 ④What何事⑤Why為什么⑥How如何進行。在工作中這些資料都是十分重要 的。對打電話，接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴于 5WIH技巧。
(六)了解來電話的目的
上班時間打來的電話幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌只說"不在"就把電話掛了。接電話時也要盡可能問清事由，避免誤事。我們首先應(yīng)了解對方來電的目的，如自己無法處理， 也應(yīng)認真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。
(七)掛電話前的禮貌
要結(jié)束電話交談時，一般應(yīng)當由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別， 說一聲"再見"，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。
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